home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Super Platinum 8 / Shareware Super Platinum 8.iso / mac / DATABASE / 123MACRO.ZIP;1 / MANUAL < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1988-09-30  |  8.1 KB  |  238 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                         LOTUS 123 MACROS
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45. INTRODUCTION
  46.  
  47. How many times have you wanted to quickly add up a column of
  48. numbers, or determine the total width of your spreadsheet so you
  49. know how wide to set the print margins, or enter a date as
  50. 8/15/88 instead of @DATE(88,8,15)?  Perhaps you would like an
  51. easy way to set the printer for an HP laser printer and then
  52. switch it back to an Epson.  Remember I said "easy".  The way to
  53. do these things and more is included here.
  54.  
  55. Macros to perform these and other tasks are available to all of
  56. HCFA.  They are located on the HCFA and the OMB PC bulletin
  57. boards.  Exact instructions for obtaining them and using them is
  58. given below in "USING THE MACROS".
  59.  
  60.  
  61. DESCRIPTION OF MACROS
  62.  
  63. A brief description of each Lotus 123 macro follows.  For a more
  64. detailed explanation retrieve the macro into Lotus 123.  Each
  65. macro is fully operational and contains detailed instructions on
  66. its use.
  67.  
  68. SUM
  69. This macro will place a line under a column of numbers and then
  70. add them up.  You do not need to use the @SUM formula, this macro
  71. does it all for you.  The only restriction is you cannot have any
  72. gaps or spaces in the column of numbers (zeros and formulas are
  73. OK).
  74.  
  75. WIDE
  76. This macro will display the width of a designated number of
  77. columns on your spreadsheet, such as a print range.  Place the
  78. cursor in the left column of your print range and invoke the
  79. macro.  The total width of the column will replace READY in the
  80. upper right corner.  Press enter and the cursor will move one
  81. column to the right and the total width of both columns will be
  82. in the indicator.  Continue until you are at the right side of
  83. your print range or spread sheet and the total width will be in
  84. the indicator.
  85.  
  86. PRINTER
  87. Run this macro and use Lotus menus to set up your HP laser or
  88. Epson dot matrix printer.  Choose from either wide or compressed;
  89. landscape or portrait, the macro will do it all for you.  You
  90. must, of course, set your own print range.  Use the WIDE macro to
  91. help.
  92.  
  93. DATE
  94. This will allow you to enter a date as mm/dd/yy (8/18/88).  The
  95. macro will then replace your entry with the Lotus serial number
  96. for that day.  You may then use the Lotus format command to
  97. display the date any way you like.
  98.  
  99. DATEPLUS
  100. Have you ever wanted a column or row of the same day of the month
  101. for each of several succeeding months?  This macro will ask you
  102. some questions and then produce a column of dates (ie Jan 15, 88;
  103. Feb 15, 88; Mar 15, 88; etc.).  This column will contain the
  104. Lotus serial number for the dates so you may copy them anywhere
  105. or even transpose them into a row using Lotus Release 2's
  106. transpose command.
  107.  
  108. HIDE
  109. This will hide your spreadsheet from view, "lock up your
  110. computer", and wait until you enter your own "secret" password. 
  111. If you leave your computer it will record the time that anyone
  112. tries to use you computer.  Then when you enter your password the
  113. time(s) that your computer was touched will be displayed and your
  114. spreadsheet will be usable again.  The only way to bypass this
  115. is to re-boot so I suggest saving your spreadsheet before using
  116. this macro.  If someone thought your computer was broken they may
  117. re-boot your computer in your absence.
  118.  
  119. WORDWRAP
  120. Set the column width and use Lotus as a word processor.  This
  121. does the word wrap, allowing you to type a single long sentence. 
  122. The sentence will then be adjusted to fit into the column.
  123.  
  124. ADD_ROW
  125. This adds as many rows as you select under the current row with
  126. exactly the same formats as presently exist in the current row. 
  127. This is a handy addition for data entry.
  128.  
  129. DATAENTR
  130. For those of us without a separate number pad, entering a series
  131. of numbers is a real pain.  This very short simple macro solves
  132. this problem by allowing you to set num-lock on and enter your
  133. numbers.  Cursor movement is controlled with the Enter key.
  134.  
  135. SETWIDTH
  136. Place the cursor on a label, invoke this macro and the width of
  137. the column will be adjusted to one space greater than the label.
  138.  
  139. CONVERT
  140. Converts a number or a formula to a label and then converts it
  141. back again.  This is very handy when you want to copy a formula
  142. to another location without loosing its absolute reference.  If
  143. you just copy the formula it will adjust to a relative address. 
  144. If, however, you convert the formula to a label, copy it, and
  145. then convert it back into a formula, the absolute address of the
  146. cell will remain be intact.  This macro will do the conversion
  147. for you.
  148.  
  149. UNDERLIN
  150. This will allow you to underline a column of data with a symbol
  151. of your choice.  The width of the underline will be one less than
  152. the width of the column.
  153.  
  154. SECURE
  155. Similar to adding a password to your spreadsheet.  It's not as  
  156. secure as the Lotus password but effective never the less.
  157.  
  158. GO&RETURN
  159. If your spreadsheet is very large it is often necessary to leave
  160. your current place in the spreadsheet to get some information
  161. from another location.  To then return requires that you have
  162. recorded in some way your present location.  This macro records
  163. your location for you.  Invoke the go macro, wander around your
  164. large spreadsheet and the return by invoking the return macro.
  165.  
  166. LEARN
  167. My all time favorite.  This is the macro that Lotus forgot.  All
  168. the other major spread sheets have a macro learn mode - not
  169. Lotus.  This macro will record a series of keystrokes as you type
  170. them.  You can then use these keystrokes in your own macros as
  171. they were created or you may edit them any way you like.
  172.  
  173.  
  174. USING THE MACROS
  175.  
  176. These macros are great to examine and use by themselves.  Their
  177. real strength, however, comes when they are combined into one of
  178. your spreadsheets for a specific function or need.  To do this I
  179. have a "secret" place in all my spreadsheets where I keep my
  180. tools.  It's way off in "never never land - HA4000".  I have
  181. never had a spread sheet extend out to column HA nor extend down
  182. to row 4000, except for some very large data bases.
  183.  
  184. When you are working on a spreadsheet and find you have a need
  185. for one of these macros:
  186.  
  187.      1. Go to HA4000,
  188.      2. Combine the entire macro spread sheet into your current
  189.         spread sheet - Slash (/), File (F), Combine (C), Copy
  190.         (C), Entire file (E), then select the macro as you would
  191.         any spreadsheet.
  192.      3. Name the ranges as instructed. (Each macro comes with
  193.         complete instructions immediately below it with the
  194.         necessary steps to follow for its use.),
  195.      4. Go back to your work and continue working, except you now
  196.         have the power of the macro or macros you have just
  197.         combined into your spread sheet.
  198.  
  199. You may of course combine several of these macros into a single
  200. spreadsheet.  I usually will combine the WIDE and PRINTER macros
  201. into mine, plus others.  I can calculate the width of my print
  202. range and print it on my Epson prior to printing it in final on
  203. the HP laser.  In combining more than one macro, just be sure to
  204. go down below the first before adding the second and so on, so
  205. they do not over write each other.  You may of course delete the
  206. instructions if you do not need them but you must be sure the
  207. range names remain unique.
  208.  
  209. If you found these Lotus macros usable and would like to be made
  210. aware of additional ones as I develop them please register with
  211. me.  I do ask for a $10.00 contribution to help cover my time and
  212. mailing expenses.
  213.  
  214. -----------------------------------------------------------------
  215.  
  216.                         REGISTRATION FORM
  217.  
  218. NAME_________________________________________________________
  219.  
  220. ADDRESS_______________________________________________________
  221.  
  222. CITY, STATE ZIP ______________________________________________
  223.  
  224. PHONE      (_______)________-______________________
  225.  
  226. COMPANY________________________________________________________
  227.  
  228. WHERE DID YOU GET THE MACROS?
  229.  
  230. BULLETIN BOARD - WHICH ONE AND NUMBER___________________________
  231.  
  232. _________________________________________________________________
  233.  
  234. Please send completed form to:
  235.  
  236. Steve Boughn
  237. 4668 Clydesdale Ct.
  238. Ellicott City, Md 21043